PENERAPAN
RFID (Radio Frequency Identification) DI UPT PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
Yuli
Andina Putri
Abstrak: Artikel
ini membahas tentang pemanfaatan RFID di Perpustakaan UPT Pusat Universitas
Islam Negeri Alauddin Makassar. Adapun tujuan dari penulisan artikel ini adalah
untuk mengetahui manfaat apa saja yang dirasakan oleh Perpustakaan UPT Pusat
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar dan kendala-kendala yang dihadapi
dalam penerapan RFID. Hasil pengamatan dari sumber yang terdapat Efektivitas
penerapan RFID di perpustakaan UIN Alauddin Makassar masih belum optimal
disebabkan oleh penerapan ELIMS EAS Gate, MPS, dan counter station (sirkulasi)
tidak efektif dikarenakan banyaknya masalah dan kendala yang dihadapi UPT
perpustakaan UIN Alauddin Makassar Kendala yang paling umum terjadi pada saat
penerapan RFID di perpustakaan UIN Alauddin Makassar adalah system error dan
human error. Apabila hal tersebut bisa diminimalisir dengan penanggulangan yang
kuat maka risiko dari penerapan RFID atau kendala yang terjadi dapat dikurangi
dan fungsi RFID sebagai identifikasi dan security dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
Kata Kunci : RFID
A. Pendahuluan
Perpustakaan
adalah lembaga pendidikan non-formal serta media yang menyediakan berbagai
bentuk kebutuhan yang berhubungan dengan dunia pendidikan misalnya, penelitian,
rujukan, dokumentasi, kebudayaan, dan rekreasi. Oleh karena itu, sesuai dengan
pengertian tersebut, maka perpustakaan harus mengikuti perkembangan zaman dan
berbagai sarana pendukungnya agar mampu melaksanakan tugas, fungsi dan
tujuannya dalam dunia pendidikan.
Perkembangan
teknologi dan arus globalisasi mengakibatkan banyak kemajuan di berbagai bidang
teknologi informasi atau information technology (IT). Peningkatan di bidang
komunikasi dan transfer informasi yang tidak lagi mengenal batasan ruang dan
waktu menimbulkan keinginan dan usaha untuk memenuhi kebutuhan informasi
masyarakat dalam rangka pengembangan wawasan, pemikiran dan ilmu pengetahuan.
Oleh karena itu, perpustakaan sebagai media informasi dituntut untuk mengikuti
perkembangan IT.
Selain
itu, kemajuan teknologi juga telah mendorong perpustakaan untuk menerapkan
sebuah sistem yang dapat berjalan secara otomatis, sehingga memudahkan segala
pekerjaan yang ada di perpustakaan, terutama pada bagian sirkulasi. Selain itu,
sistem tersebut juga diharapkan mampu mengotrol segala aktivitas di perpustakaan
dan memberikan keamanan terhadap informasi yang berada di dalamnya. Atas dasar
dorongan tersebut, maka muncullah sebuah alat yang bernama barcode sebagai
pendeteksi otomatis yang dapat membantu pustakawan khususnya kegiatan
sirkulasi. Namun demikian, teknologi tersebut memiliki banyak kekurangan, sehingga
memunculkan alat yang baru yang kemudian dikenal dengan sebutan RFID (Radio
Frequency Identification). Radio Frequency Identification (RFID) atau
Identifikasi Frekuensi Radio adalah sebuah metode yang digunakan untuk
mengidentifikasi suatu objek dengan menggunakan sebuah sarana seperti label
atau transponder untuk menyimpan dan mengambil data dengan jarak jauh.
(Winda:2009) Sementara, RFID juga dapat dikatakan sebagai istilah untuk
teknologi yang menggunakan gelombang radio yang bertujuan mengidentifikasi
orang atau objek secara otomatis.
1.
RFID
(Radio Frequency Identification)
a.
Pengertian
RFID
RFID adalah teknologi penangkapan data yang dapat
digunakan secara elektronik untuk mengidentifikasi, melacak dan menyimpan
informasi dalam tag RFID (Hidayat:2010). Sedangkan menurut Wahyu dan Ahmad, RFID
adalah teknologi identifikasi berbasis gelombang radio (Wahyu & Ahmad:2012).
Selain itu Frank Thronton menjelaskan bahwa RFID
(Radio Frequency Identification) merupakan peralatan dan teknologi yang
menggunakan sinyal radio untuk memberikan data yang telah diidentifikasi. RFID
ini termasuk dalam bentuk tag atau label kecil yang dapat mengidentifikasi
sebuah objek data diterima melalui sinyal, radio, kemudian di terjemahkan
kembali dalam bentuk angka atau informasi lainnya (Thronthon:2006).
b.
Penerapan
RFID Pada Perpustakaan
Sistem RFID mulai di pakai dalam perpustakaan pada
akhir tahun 1990-an yang kegunaannya diantaranya tidak hanya mendeteksi
hilangnya bahan pustaka, juga mempercepat kinerja staf dan pelaksanaannya,
menyederhanakan dan mendukung kecepatan urusan dan pelaksanaan staf, dan
dilaksanakan untuk tujuan pelacakan efisiensi dokumen di seluruh perpustakaan,
mempermudah dan mempercepat pemakaian dokumen, keamanan bahan pustaka, inventarisasi,
verifikasi dan penanganan di rak (Boss:2011).
Saat
ini RFID sudah dikembangkan dalam dunia perpustakaan untuk
mempermudah bagian
layanan perpustakaan seperti pengembalian bahan pustaka. Selain itu, RFID
mempunyai beberapa keuntungan yang utama yaitu kemungkinan data dapat dibaca
secara otomatis tanpa memperhatikan garis arah pembacaan, melewati bahan non
konduktor seperti karton kertas dengan kecepatan akses beberapa ratus tag
perdetik pada jarak + 100 meter (Latief:2016). Keunggulan utamanya yaitu adanya
peningkatan layanan serta penghematan biaya operasional tenaga perpustakaan
(Hamdani:2014)
c.
Tujuan
dan manfaat RFID di perpustakaan
Tujuannya teknologi RFID yaitu mampu membuat transaksi
lebih mudah dan pencarian data buku dalam perpustakaan, dan mempermudah dalam
sarana pengetahuan. Manfaat RFID dapat digunakan untuk menjalankan dua fungsi
sekaligus yaitu identifikasi dan security. Identifikasi sebagai fitur yang unik
yang bermanfaat untuk meningkatkan pengelolaan koleksi dan membuat aktivitas
sirkulasi makin cepat serta akurat dalam satu operasi. Sistem RFID dapat
mempercepat peminjaman, memelihara koleksi pada susunan yang benar, dan bahkan
mengurangi kesalahpahaman di antara petugas perpustakaan (Supriyono:2014).
Manfaat dari segi identifikasi selanjutnya adalah self
service books drops. Koleksi yang dikembalikan langsung diidentifikasi setelah
melalui book drop. Pada saat bersamaan database perpustakaan diperbaharui.
Pengembalian mandiri (self service book drop) dapat menyediakan servis
pengembalian 24 jam. Sebagai tambahan, book drop dapat dilengkapi dengan automatic
sorting system, menjadikan pengelolaan koleksi lebih efisien. Di sisi lain,
pada saat proses sirkulasi, pihak pengguna juga dapat melakukan peminjaman
secara mandiri, dengan proses yang dibuat otomatis yang memudahkan pengguna
(Hidayat:2010).
2. Penerapan RFID Di UPT Perpustakaan
Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar
Pada awal didirikannya, perpustakaan UIN Alauddin
Makassar hingga pada tahun 2009 masih dikelola secara konvensional atau
tradisional. Kemudian seiring dengan meningkatnya kemajuan teknologi informasi
di bidang perpustakaan, pihak UPT perpustakaan UIN Alauddin Makassar melakukan
perubahan secara menyeluruh dengan mengadakan transformasi sistem pengelolaan
dari konvensional ke otomasi.
Meski
demikian, pada saat itu kemampuan (skill) tentang IT yang dimiliki tenaga perpustakaan
masih kurang dan banyaknya tenaga yang bukan berlatar di bidang perpustakaan. Alasan
lain yang melatarbelakangi Perpustakaan UIN Alauddin Makassar melakukan hal
tersebut di atas adalah jumlah pemustaka yang mengalami peningkatan hingga
menuntut penambahan jumlah koleksi, yang berakibat pada perlunya suatu sistem
untuk membantu pengolahan koleksi tersebut, terdapatnya berbagai masalah
seperti banyaknya buku yang hilang, proses sirkulasi berlangsung
dalam
waktu yang lama, dan berbagai masalah lainnya.
UPT Perpustakaan UIN Alauddin Makassar dalam hal ini
dipelopori oleh kepala perpustakaan yang menjabat saat itu menerapkan ELiMS
(Radio Frequency Identification (RFID)-based Electronic Library Management
System) pada tahun 2011. EliMS merupakan sistem manajemen perpustakaan
elektronik berbasis RFID. Dengan kata lain, ELiMS adalah sebuah sistem yang
telah terintegrasi dengan RFID atau dapat pula dikatakan sebagai suatu produk
yang satu paket dengan RFID. Sehingga apabila muncul perbincangan mengenai
ELiMS maka hal itu sama saja memperbincangkan mengenai RFID, sebab RFID sudah
termasuk di dalamnya. EliMS adalah salah satu produk dari PT Visikom Citra
Perkasa di Jakarta yang merupakan cabang perusahaan EliMS ST LogiTrack di
Singapura. Adapun jenis-jenis peralatan ELiMS adalah ELiMS Local Host, ELiMS
Admin Station, ELiMS RFID Tag, ELiMS Multi-Purpose Station, ELiMS Book Drop, EliMS
Sorting Station, ELiMS Counter Station, ELiMS EAS Gate, ELiMS Tagging Station.
Tujuan penerapan RFID di perpustakaan UIN Alauddin
Makassar yaitu untuk memudahkan pemustaka dalam temu balik informasi,
melindungi koleksi buku, menghindari pencurian atau mengurangi tingkat
pencurian buku. Kehilangan atau kecurian buku di perpustakaan baik itu
perpustakaan sekolah, perguruan tinggi, umum, khusus, dan masjid dan lain-lain
bukanlah hal asing yang terdengar di telinga, apalagi semua perpustakaan
tersebut tidak melindungi koleksi mereka dengan sistem yang cukup handal. Hal
inilah yang menjadi tujuan diterapkannya RFID, yaitu mengidentifikasi buku yang
tidak memalui jalur sirkulasi, sehingga buku yang hilang dapat dihindari atau
diminimalisir. Dengan adanya RFID yang secara otomatis mendeteksi koleksi yang
tidak melalui jalur sirkulasi, maka pustakawan semakin mudah memberikan
pelayanan karena hanya terfokus pada satu pekerjaan. Teknologi RFID yang
diterapkan oleh UPT Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar memiliki dua fungsi yang berjalan sekaligus yaitu identifikasi dan
security. Namun yang akan dibahas pertama kali adalah fungsi security, sebab
fungsi identifikasi akan dibahas pada selanjutnya. Adapun yang dideteksi oleh
RFID adalah barcode atau tag yang terpasang pada buku.
Jenis tag RFID yang digunakan UPT Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar adalah tag pasif. Kesimpulan
mengenai jenis ini diperoleh peneliti berdasarkan teori karakteristik tag
pasif, yaitu tag RFID yang digunakan tidak memiliki power supply sendiri, hanya
berbekal induksi listrik yang ada pada antena yang disebabkan oleh adanya
frekuensi radio scanning yang masuk, sehingga respon dari suatu RFID yang pasif
hanya nomor barcode saja. Itulah sebabnya tag RFID UPT Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar berukuran kecil dan lebih tipis
daripada selembar kertas, berbentuk label, dengan gelombang High-frequency, dan
memory Read / Write (Baca/Tulis). RFID Tag ini terdiri dari tiga bagian yaitu
lapisan pelindung dari benturan maupun risiko proses yang berlangsung, lilitan
antena dan sebuah kapasitor membentuk rangkaian yang beresonansi pada frekuensi
tertentu, dan ID chip yang akan memodulasi arus yang merepresentasikan bit-bit
sinyal.
Fungsi keamanan atau security anti pencurian akan
diaktifkan pada saat transaksi di bagian sirkulasi berlangsung secara bersamaan
dan pada saat itu pula database perpustakaan otomatis diperbarui ketika
pengembalian mandiri maupun melalui pustakawan. Sehingga RFID mampu menjalankan
fungsinya sebagai security saat buku yang telah dipinjam melewati security gate
EAS (Electronic Article Surveillance). Apabila security gate telah mendeteksi
tag RFID pada buku maka muncul bunyi. Bunyi itu bisa saja berupa adanya
pencurian, proses sirkulasi yang belum sempurna atau belum selesai, serta
adanya buku yang tagnya telah rusak dan adanya tag yang tidak terbaca.
Fitur yang unik dari RFID yang diterapkan oleh UPT
perpustakaan pusat Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar adalah peminjaman
dan pengembalian mandiri melalui MPS. Adapun proses atau tata cara peminjaman
dan pengembalian mandiri melalui gelombang RFID yaitu sebagai berikut:
a. Tekan
“Borrow” untuk memulai proses peminjaman
b. Masukkan
Kartu anggota perpustakaan pada MPS, dengan posisi barcode menghadap ke atas
c. Letakkan
buku pada lempengan mesin MPS agar terdeteksi oleh RFID reader
d. Tunggu
beberapa saat sampai nomor barcode dan judul buku muncul di layar
e. Sentuh
layar yang bertuliskan “touch here to print receipt or exit” untuk memperoleh
struk tanda peminjaman.
f. Tunggu
sebentar sampai kertas struk tanda peminjaman keluar dari mesin printer.
Sebelum RFID digunakan, para pustakawan yang
berada pada bagian layanan tidak hanya bertugas melayani pra pemustaka, tetap
ia juga harus mengawasi para pemustaka yang keluar masuk di perpustakaan.
Sehingga hal itu terkadang mengurangi kinerja mereka dalam memberikan pelayanan
pada saat transaksi peminjaman atau pengembalian. Hal ini juga bisa berakibat
fatal dengan sistem yang ada. Fungsi identifikasi terpakai pada saat transaksi
peminjaman dan pengembalian buku baik itu melalui book droop, MPS maupun
melalui pustakawan. Sebelum dilakukan proses identifikasi pada EliMS Counter
station, maka terlebih dahulu dilakukan tagging RFID. Adapun proses kerja
tagging RFID di UPT Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar adalah:
a. RFID
reader mengeluarkan gelombang frekuensi radio pada saat dihadapkan dengan tag
RFID dan menginduksi RFID tag.
b. Gelombang
tersebut berisi item barcode, jika dikenali RFID tag maka memori RFID tag yang
berada pada Chip akan terbaca
c. RFID
tag akan mengirimkan kode yang terdapat dalam memori ID Chip melalui antena
yang terpasang di tag. Jika sesuai, RFID reader akan membaca kunci (item
barcode).
d. Untuk
menghindari usaha penggandaan dan pencurian kode kunci, RFID akan membuat kode
kunci yang baru. Kode yang baru ini akan disimpan ke memori RFID reader dan
dikirimkan ke RFID tag yang akan disimpan di memori tag RFID .
Selanjutnya
cara kerja identifikasi RFID di perpustakaan UIN Alauddin Makassar adalah:
a. Tag
RFID mengirimkan data dari piranti portable, kemudian dibaca oleh RFID reader,
diproses oleh aplikasi komputer Counter station. Data yang dipancarkan dan
dikirimkan tadi bisa berisi beragam informasi, seperti item barcode, nama
pengguna, buku yang dipinjam, tanggal peminjaman dan pengembalian.
b. Tag
tersebut berisi transponder dengan suatu chip memori digital yang di dalamnya
berisi sebuah kode produk yang sifatnya unik. Sebaliknya, interrogator, suatu
antena yang berisi transceiver dan decoder, memancarkan sinyal yang bisa
mengaktifkan RFID tag sehingga dia dapat membaca dan menulis data ke dalamnya. Ketika
suatu RFID tag melewati suatu zone elektromagnetik, maka dia akan mendeteksi
sinyal aktivasi yang dipancarkan oleh si reader. Reader akan men-decode data
yang ada pada tag dan kemudian data tadi akan diproses oleh komputer.
3.
Kendala
Dalam Penerapan RFID Di UPT Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri
Alauddin Makassar
Secanggih
apapun teknologi atau semakin maju teknologi pasti ada kekurangan ataupun
kendala yang mengakibatkan teknologi yang diterapkan tersebut tidak berfungsi
secara maksimal sesuai dengan yang diharapkan. Hal itulah yang terjadi di UPT
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar di mana penerapan
RFID mengalami berbagai macam kendala yang diantaranya adalah sebagai berikut:
1.
System error
Kesalahan pada sistem bukanlah hal yang asing dalam
penerapan teknologi informasi di perpustakaan. Kesalahan pada sistem ini dapat
timbul akibat kesalahan dalam penginputan atau server satu dengan yang lainnya
tidak terkoneksi dengan baik sehingga pengiriman data bermasalah. Sebagai salah
satu masalah yang ditemukan peneliti di UPT Perpustakaan Pusat Universitas
Islam Negeri Alauddin Makassar adalah kesalahan pada saat transaksi peminjaman.
Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh peneliti sebelumnya bahwa sirkulasi
berhubungan erat dengan penerapan RFID. Dengan kata lain, apabila selama
transaksi peminjaman ataupun pengembalian, pihak pustakawan pada bagian
sirkulasi tidak teliti, maka akan menyebabkan buku yang terpinjam dibaca
sebagai sasaran para vandalis. Hal itu bisa saja terjadi, apabila peminjaman
dilakukan secara mandiri dimana peminjaman seperti itu dilakukan ketika buku
yang ingin dipinjam atau dikembalikan tidak terbaca oleh gelombang RFID.
Sehingga buku tersebut masih berstatus terpinjam dan jika buku tersebut
melewati pintu security gate, maka tidak akan menimbulkan bunyi apapun. Hal ini
pula sesuai dengan hasil observasi yang peneliti dapatkan.
2.
Human error
Seorang ahli ekonomi bernama Ducker pernah mengatakan
bahwa sumber daya manusia adalah nyawa dalam organisasi. Hal ini dapat
dikatakan bahwa, manusia merupakan penentu keberhasilan penerapan sistem
teknologi informasi di UPT Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar. Biasanya semakin tinggi Teknologi Informasi maka SDM yang ada juga
semakin rendah. Hal inilah yang menyebabkan terjadinya human error pada saat
proses transaksi di bagian sirkulasi. Ketelitian dan kecermatan seseorang dapat
membuat pekerjaan yang dilakukannya berjalan dengan baik, begitu pula halnya
dengan pustakawan perpustakaan UIN Alauddin Makassar. Ketika gelombang RFID
tidak dapat mendeteksi buku yang ingin dikembalikan atau ingin dipinjam maka
pustakawan harus melakukan tag kembali pada barcode buku tersebut. Namun
demikian, kelalaian, lupa dan kemalasan merupakan faktor yang tidak bisa hilang
dari diri siapapun.
3.
Network
Jaringan menjadi masalah yang utama juga.Karena RFID
dijalankan melaui wireless. Oleh karena itu apabila PUSKOM bermasalah maka
perpustakaan UIN Aladdin juga bermasalah. Hal lain yang dapat terjadi pula
ialah apabila sambungan antara kabel yang digunakan sebagai transfer jaringan
dari server yang satu ke yang lainnya di perpustakaan mengalami masalah yang
diluar kendali seperti sengatan listrik. Selain itu pula, berdasarkan hasil
observasi peneliti terlihat bahwa arsitektur data di UPT Perpustakaan Pusat
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar masih perlu ditangani secara
mendalam karena hal itu.
4.
User error
Seiring dengan perkembangan zaman, pencarian informasi
sebagai sumber primer bukan lagi sebuah persoalan. Namun ini menimbulkan banyak
masalah karena, dengan semakin luasnya akses informasi banyak pula bermunculan
para vandalis-vandalis baik itu di perpustakaan maupun di tempat lain. Dalam
literatur lain user error ini sering di istilahkan dengan kendala privasi, dimana
seorang pemustaka yang dengan sengaja merusak tag yang terpasang pada buku,
membongkar, merobek, atau mencoretnya. Entah apakah tujuannya hanyalah iseng
atau memang berniat melakukan tindakan vandalisme (pencurian buku).
Kesimpulan
Berdasarkan
hasil pembahasan maka diperoleh dua kesimpulan
yaitu sebagai berikut:
1.
Efektivitas penerapan RFID di UPT
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar masih belum
optimal tau kurang signifikan disebabkan oleh penerapan ELiMS EAS Gate, MPS,
dan counter station (sirkulasi) tidak efektif dikarenakan banyaknya masalah dan
kendala yang dihadapi UPT perpustakaan UIN Alauddin Makassar.
2.
Kendala yang paling umum terjadi pada
saat penerapan RFID di UPT Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar adalah system error dan human error. Apabila hal tersebut bisa
diminimalisir dengan penanggulangan yang kuat maka risiko dari penerapan RFID
atau kendala yang terjadi dapat dikurangi dan fungsi RFID sebagai identifikasi
dan security dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Daftar Pustaka
Idham Halim. (2016). "Efektifitas Penerapan RFID di UPT Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar" skripsi. Fakultas Adab dan Humaniora UIN Alauddin Makassar
Thronthon, F. (2006).RFID security.Canada: Synegress.
Wahyu,
s., & Ahmad, m. (2012). Teknologi
informasi perpustakaan; strategi
perancangan perpustakaan digital.Yogyakarta: Kanisius.
Winda.
(2009). Pengenalan Radio Frekuensi Identification (RFID) Dalam Kehidupan Sehari
Hari. Jakarta: Binus university. Retrieved from
httpsludovika88.files.wordpress.com200906rfid.doc.
Supriyono.
(2014). Penerapan Aplikasi Rfid Dibidang
Perpustakaan. Gajah mada university.
yogyakarta. .http://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2009/08/11
